Napojení e-shopu na ERP se poptává obvykle ve chvíli, kdy někdo v účtárně nebo ve skladu přepisuje objednávky ručně a už to nestíhá. Zadání zní jednoduše: ať si ty dva systémy povídají.
Jenže „povídat si“ je rozhodnutí o desítkách drobností a právě v nich se projekty lámou. Dobrá zpráva: ty drobnosti se dají projít předem a většinu z nich rozhodnete vy, ne programátor.
Nejdřív jedna otázka: kdo je zdroj pravdy
U každého údaje musí být jasné, který systém ho vlastní. Ten druhý ho pak jen přebírá a nesmí ho měnit. Zní to samozřejmě a přitom je to nejčastější příčina problémů, které se pak roky nedaří vyřešit.
| Údaj | Obvyklý zdroj pravdy | Proč |
|---|---|---|
| Skladová dostupnost | ERP nebo skladový systém | Tam se zboží fyzicky přijímá a vydává |
| Ceny a slevy | ERP | Vychází z nákupu, marže a smluv |
| Katalog a popisy | E-shop | Tady se text tvoří a tady je vidět |
| Objednávky | E-shop | Tady vznikají |
| Faktury a platby | ERP | Tam se účtuje |
| Zákazníci | Sporné, rozhodnout výslovně | Nejčastější zdroj duplicit |
Když na otázku „kdo vlastní cenu“ dostanete odpověď „to záleží“, máte budoucí problém pojmenovaný dřív, než vznikl.
Pět míst, kde to bolí
1. Sklady
Nejčastější problém vůbec a má dvě podoby. První: do e-shopu chodí fyzický stav místo disponibilního, takže e-shop nabízí i kusy, které jsou už rezervované. Druhá: synchronizace přestane běžet a nikdo si toho týden nevšimne. Obojí rozebírá samostatný článek o přeprodejích.
2. Ceny a slevy
Problém nastane, když se cenová logika udržuje na dvou místech. E-shop má vlastní akce, ERP vlastní ceníky a slevy, a dřív nebo později se rozejdou. Zákazník pak vidí jinou cenu, než jakou dostane na faktuře. A u B2B se to řeší ještě hůř, protože tam jsou ceny individuální. Jak se to řeší v B2B e-shopu, rozebírá článek o individuálních cenících a schvalování.
Praktické pravidlo: cenu počítá jeden systém. Ten druhý se jí ptá. Je to pomalejší a je to jediný způsob, jak mít jistotu, že sedí.
3. Varianty a párování položek
Aby se dva systémy bavily o stejném zboží, musí mít společný klíč: kód, který je v obou stejný. Zní to triviálně a v praxi je to nejčastější zdroj tiché chyby, protože kódy vznikaly v obou systémech nezávisle a někde se rozcházejí.
Zvlášť zrádné jsou varianty. Produkt se spáruje správně, ale velikost M má v každém systému jiný kód, takže se aktualizuje špatná varianta. Na e-shopu to vypadá, že všechno funguje, jen ta jedna velikost je pořád skladem, i když není.
4. Párování plateb
Objednávka z e-shopu se musí potkat s platbou z banky nebo z platební brány a s fakturou v účetnictví. Když se to nepotká, někdo to páruje ručně. A to je přesně ta práce, kvůli které se integrace pořizovala.
Typické zádrhely: částečné platby, dobírky, vratky a přeplatky, platby v jiné měně a objednávky rozdělené na víc zásilek. Každý z nich se musí vyřešit zvlášť a v zadání bývají opomenuté.
5. Vratky a dobropisy
Nejčastěji vynechaná část celé integrace. Objednávka putuje z e-shopu do ERP hladce, ale vratka jde opačným směrem a najednou zjistíte, že se musí přepisovat ručně. Přitom právě vratky jsou po Vánocích největší objem práce. Podrobněji o tom píšeme v článku o automatizaci vratek.
Jedním směrem, nebo obousměrně
Rozdíl mezi jednosměrnou a obousměrnou výměnou dat je největší jednotlivá položka v ceně. Vyplatí se vědět, co potřebujete, než si necháte napsat nabídku.
| Typ napojení | Co umí | Řádová cena |
|---|---|---|
| Základní | ERP posílá sklady a ceny, e-shop posílá nové objednávky. Změny se zpátky nepropisují | Nižší část rozpětí |
| Plně obousměrné | Navíc produkty, varianty, zákazníci, faktury, vratky, stavy objednávek | Vyšší část rozpětí |
Osm otázek, které položte dodavateli
- Které číslo skladu se bude posílat na e-shop: fyzické, nebo disponibilní?
- Který systém počítá cenu a co se stane, když se ceny rozejdou?
- Podle jakého kódu se páruje zboží a co se stane, když kód chybí?
- Jak často se data vyměňují a co se stane při výpadku?
- Jak se dozvíme, že synchronizace neběží, a kdo dostane upozornění?
- Řeší se i vratky a dobropisy, nebo jen objednávky?
- Můžeme změny zkoušet mimo ostrý e-shop?
- Co je v ceně provozu a co se bude účtovat zvlášť?
Pátá a šestá otázka jsou nejdůležitější a v nabídkách bývají nejčastěji nezodpovězené. Když na ně dodavatel odpoví konkrétně, víte, že integrace už dělal.
Proč integrace nikdy není hotová
Tohle je očekávání, se kterým stojí za to se srovnat předem. Integrace není dílo s kolaudací. Je to provoz, který běží roky a který se rozbije pokaždé, když se změní něco na kterékoli ze dvou stran: nová verze ERP, nová funkce na e-shopu, nový dopravce.
Proto k integraci patří dohled a někdo, kdo ji má na starosti. Levná integrace bez dohledu je nejdražší varianta ze všech, jen se to pozná až za rok.
